Met het gratis programma MailStore archiveert u eenvoudig en in een handomdraai uw e-mail. Hoewel het programma Engelstalig is, is het zo eenvoudig in het gebruik dat het voor iedereen toegankelijk is. Na het aanbrengen van de juiste instellingen bent u met één druk op de knop klaar.
U vindt het programma op de
softwarepagina. Daar leest u hoe u Mailstore installeert en gereedmaakt voor gebruik.
Start Mailstore. In het hoofdvenster kunt u, op de plek waar staat 'Enter your name here', uw eigen naam invullen als u dat wilt, maar dit hoeft niet. Allereerst gaan we het programma vertellen welke e-mails we willen archiveren. Klik op Archive Email.
U ziet een leeg venster met de titel 'Archive Email'. Daarnaast ziet u een reeks namen van mailprogramma's. Dit zijn alle programma's waar Mailstore mee overweg kan. Wij kiezen hier voor Windows Mail, maar de stappen zijn identiek voor Outlook Express (XP), en Windows Live Mail (7).
Klik op Windows Mail. In het venster dat verschijnt, start u met het instellen van de archiveeropties. Klik op Next.
In het venster dat verschijnt, start u met het instellen van de archiveeropties. Klik op Next.
Wilt u zelf aangeven wat Mailstore dient te archiveren, klik dan bij 'Folders' op de knop met de drie puntjes. In het venster wat daarna verschijnt, geeft u vervolgens aan welke mappen wel, en welke mappen niet gearchiveerd moeten worden. Aangezien het gaat om een back-up van uw berichten is het natuurlijk het handigst gewoon de standaardinstellingen te laten staan. In dat geval wordt namelijk uw gehele correspondentie opgeslagen.
Onder 'Delete' geeft u aan wat er na archivering dient te gebeuren. Wilt u dat de berichten in Windows Mail blijven staan of wilt u dat Mailstore ze verwijdert. (omdat u ze toch hebt gearchiveerd.) Standaard worden er geen berichten verwijderd. Wilt u dat wil, klik dan op de knop met de drie puntjes. U hebt in het volgende venster de keus uit vier opties. Never: de berichten worden niet verwijderd. Immediately after archiving: de berichten worden verwijderd direct na het archiveren. At least…after archiving: de berichten worden verwijderd zoveel dagen /weken / maanden / jaar na archiveren. If message older than: berichten ouder dan zoveel dagen /weken / maanden / jaar worden na archiveren verwijderd.
Misschien is het lastig voor u in te schatten welke instelling voor u het beste is. Daarom verduidelijken we het met een voorbeeld. U hebt een groot aantal e-mails, daterend van 1 januari 2008 tot en met vandaag. Deze wilt u graag archiveren met Mailstore. Na archivering hoeft u ze niet meer te zien in Windows Mail, want u kunt ze immers terugvinden in het archief van Mailstore. Maar uw correspondentie van de afgelopen maand wilt u wel graag behouden in Windows Mail. Vink in dat geval de optie if message older than aan en selecteer bij het uitklapvakje de optie months. Na archivering verwijdert Mailstore alle berichten in Windows Mail die ouder zijn dan een maand. Klik daarna op de knop OK.
Ten slotte kunt u onder 'filter' aangeven of u bepaalde berichten niet wilt archiveren. Voor gangbare archivering hebt u geen filter nodig dus deze optie laten we ongemoeid.
Nadat u eventuele opties hebt ingesteld onder 'Folders' en 'Delete' klikt u op Next. De archivering kan nu worden gestart. Klik daartoe op Finish. Terwijl Mailstore uw berichten archiveert ziet u een voortgangsscherm. Als het programma klaar is ziet u in een venster de boodschap dat het archiveren is gelukt. ( The process completed successfully.) Klik op Close om dit venster te sluiten.
Terug in het hoofdvenster van Mailstore ziet u dat uw instellingen zijn opgeslagen in een profiel. De volgende keer dat u wilt archiveren hoeft u dus niet alle instellingen opnieuw te doorlopen. U selecteer eenvoudig het profiel en klikt op de knop Run. (Als u Mailstore een volgende keer start vindt u dit venster terug door te klikken op Archive E-mail.)
Aan de linkerkant in het hoofdvenster van MailStore vindt u een zoekvakje met daarboven de term Archive. Hier kunt u gemakkelijk uw gearchiveerrde berichten terugvinden. Typ bijvoorbeeld ´nieuwsbrief SeniorWeb´ in het zoekvak en klik op Search. Daaronder verschijnen nu alle berichten die deze zoektermen bevatten. De twee termen zijn bovendien geel gemarkeerd. Klik op een van de berichten links en het bericht wordt zichtbaar in het vensterdeel rechts. Zijn de plaatjes niet zichtbaar, klik dan op de tekst in het grijze balkje, Some images contained in this e-mail message were blocked. Click here te show all images. Alle afbeeldingen worden daarna zichtbaar.
Een andere manier om uw gearchiveerde berichten te bekijken is door te klikken op de map My Archive. Al uw gearchiveerde berichtenmappen worden dan zichtbaar en u kunt erdoorheen bladeren zoals u dat gewend bent van de Windows verkenner.